Tecnologia elimina 300 mil registros manuais e moderniza gestão

A gestão de pessoas no campo está passando por uma transformação com a digitalização de registros de jornada. Essa mudança silenciosa elimina um dos maiores desafios das safras: o excesso de anotações manuais. Essa modernização agiliza processos críticos, como o pagamento por produtividade.

Digitalização reduz anotações manuais

Com a implementação de coletores de dados, cerca de 312 mil anotações manuais mensais foram eliminadas nas lavouras brasileiras. Esse número representa a rotina de 500 trabalhadores rurais durante um mês, considerando quatro registros diários, seis dias por semana, em 26 dias úteis. Antes, essas anotações eram feitas em cadernos ou fichas de papel, registrando horários de entrada, pausa e saída. Posteriormente, os dados eram transferidos manualmente para planilhas e sistemas administrativos.

Além do excesso de registros, a operação manual enfrentava dificuldades práticas. A caligrafia nem sempre era legível, e as condições ambientais, como chuva, sol e poeira, comprometiam a conservação dos registros.

A tecnologia tem se tornado essencial na gestão de equipes no campo, especialmente em regiões remotas. A coleta e o acesso rápido às informações fazem toda a diferença para garantir organização e produtividade durante a safra.

— Marcelo de Abreu, presidente da Employer Recursos Humanos

Abreu ainda destaca que, para ser eficiente, a tecnologia precisa ser adaptada à realidade rural, funcionando mesmo offline e sincronizando os dados automaticamente quando houver conexão com a internet.

Modelo manual de jornada é insustentável

Durante anos, o controle de ponto no campo foi realizado de forma artesanal. Além de anotar os horários diariamente, os encarregados ou equipes de apoio precisavam digitar os dados no sistema da empresa, muitas vezes após o expediente ou nos finais de semana. Esse processo gerava custos com horas extras, demandava tempo e estava sujeito a falhas humanas, comprometendo o cálculo dos valores a serem pagos aos trabalhadores.

Todo esse fluxo era suscetível a erros e atrasos. Em muitos casos, o pagamento da produtividade só ocorria no final da safra, já que os cálculos precisavam ser consolidados manualmente, aumentando o risco de inconsistências e gerando insatisfação entre os trabalhadores.

— Marcelo de Abreu, presidente da Employer Recursos Humanos

Tecnologia adaptada à realidade do campo

Para solucionar esse problema, a Employer desenvolveu uma solução voltada para a operação em campo, inclusive em locais sem acesso à internet. O sistema permite que os horários sejam registrados diretamente em celulares utilizados pelos encarregados. Mesmo offline, os dados ficam armazenados no dispositivo e são sincronizados automaticamente com o sistema de gestão assim que houver conexão com a rede.

A tecnologia trouxe ganhos imediatos. O processo de controle da jornada passou a ser mais preciso, e os dados chegam mais rapidamente às áreas administrativas. Tanto a empresa quanto os trabalhadores podem acompanhar em tempo real informações sobre presença, horas extras e produtividade. Isso reduziu o retrabalho, evitou inconsistências e agilizou o repasse de valores devidos ao longo do mês, e não apenas ao final da safra.

O coletor foi criado a partir de uma demanda real de campo, com foco em registrar informações operacionais em locais remotos. É uma solução flexível, que pode ser adotada por diversas culturas e operações.

— Marcelo de Abreu, presidente da Employer Recursos Humanos

Marcelo Abreu destaca que o desenvolvimento da ferramenta contou com a participação de um colaborador da empresa que atuava diretamente em uma operação agrícola.

Transformação estrutural na gestão rural

A adoção de tecnologia para a gestão de pessoas no campo vai além do controle de jornada. Ela representa um passo importante na profissionalização da administração de mão de obra rural. Muitas equipes de RH ainda enfrentam desafios ligados a processos manuais em todas as etapas, desde a triagem de currículos até o fechamento da folha.

A ausência de ferramentas digitais limita a análise de desempenho e dificulta a oferta de feedbacks consistentes, impactando a motivação e a retenção de talentos. Problemas de comunicação entre frentes de trabalho e a sede da empresa também são frequentes e comprometem a tomada de decisões em tempo hábil.

Ao integrar diferentes frentes, como presença, produtividade, conformidade legal e gestão de dados, as tecnologias desenvolvidas para o campo possibilitam maior transparência nas relações de trabalho e mais eficiência na administração das equipes em grandes áreas produtivas.

Segurança jurídica e conformidade

Com a evolução da automação, a legislação trabalhista também foi atualizada. A Portaria 671/2021, do Ministério do Trabalho, regulamenta os sistemas eletrônicos de controle de ponto, inclusive no meio rural. Aplicativos móveis com geolocalização, sistemas com reconhecimento facial e equipamentos portáteis passaram a ser reconhecidos, desde que respeitem os critérios técnicos exigidos.

De acordo com a advogada trabalhista da Employer, Dra. Letícia Pereira, é fundamental que os sistemas utilizados sejam invioláveis, permitam a extração de dados em formato legível e garantam o direito de acesso do trabalhador aos seus próprios registros.

Em caso de auditorias ou ações trabalhistas, é preciso comprovar que os dados são fidedignos e que os registros não foram manipulados. Por isso, a escolha de uma solução segura e transparente é decisiva.

— Dra. Letícia Pereira, advogada trabalhista da Employer

Entre os documentos que podem ser exigidos estão o Arquivo Fonte de Dados (AFD), o espelho de ponto assinado (física ou digitalmente), logs de geolocalização, manuais de uso e políticas internas da empresa sobre o controle da jornada. Todos esses registros estão previstos na Portaria 671 e têm valor legal.

Letícia Pereira reforça algumas boas práticas para evitar riscos:

• Utilizar sistemas de ponto adequados à legislação (REP-C, REP-A ou REP-P);
• Treinar os trabalhadores no uso das ferramentas;
• Garantir acesso contínuo ao espelho de ponto;
• Estabelecer regras internas claras sobre o controle de jornada;
• Assegurar que os registros reflitam a jornada real de trabalho.

Digitalização é o futuro do campo

A modernização da gestão no campo tem se tornado indispensável diante dos desafios crescentes de produtividade, conformidade e organização. Ao eliminar processos manuais e tornar os dados acessíveis em tempo real, tecnologias como a desenvolvida pela Employer representam um avanço relevante para todo o ecossistema do agronegócio, desde o pequeno produtor até as grandes operações agrícolas.

Sobre a Employer Recursos Humanos

Uma das maiores empresas de RH do país, a Employer é especialista em tecnologias para Recursos Humanos, com soluções web como folha de pagamento online, ponto eletrônico e sistema de holerite online. Com mais de 40 filiais distribuídas estrategicamente pelo Brasil, a Employer possui um portfólio com grandes e importantes companhias nacionais e internacionais, que buscam soluções eficientes e capazes de simplificar as rotinas do RH.