Entre setembro e outubro, muitos escritórios iniciam a migração de sistemas contábeis. Eles aproveitam este período estratégico para testes e ajustes antes do fechamento anual. Hygor Lima, da Potencialize Resultados e criador do Método DITA, recomenda tratar a troca de software como um projeto de gestão, e não como uma urgência tecnológica. Ele aponta quatro etapas e cinco sinais que ajudam a identificar o momento ideal para a transição.
Por que setembro e outubro são ideais para a migração?
Os meses de setembro e outubro se consolidaram como o período mais indicado para a migração de sistemas contábeis no Brasil. Um levantamento da Potencialize Resultados mostra que a escolha dessas datas coincide com a fase de diagnóstico interno e revisão de fluxos antes do encerramento anual. Assim, o escritório dispõe de tempo hábil para ajustes e testes sem comprometer o fechamento de dezembro.
De acordo com Hygor Lima, essa janela é estratégica, pois une estabilidade operacional e disponibilidade técnica. “Entre setembro e outubro, o escritório já superou o pico das obrigações do primeiro semestre, mas ainda tem tempo para testar o novo ambiente antes do fechamento fiscal. É o intervalo ideal para corrigir integrações, ajustar parâmetros e treinar equipes sem comprometer entregas”, afirma.
A digitalização do setor e as novas exigências da reforma tributária, que demandarão integração entre plataformas fiscais e de gestão financeira, dão ainda mais relevância a esse movimento. A Pesquisa TIC Empresas 2023, do Cetic.br, revela que 49% das empresas brasileiras já utilizam softwares de finanças ou contabilidade em nuvem, o que reflete a crescente adoção de soluções digitais voltadas à gestão corporativa.
Erro comum e as etapas da migração
Para Lima, o principal erro dos escritórios é deixar a mudança para o primeiro trimestre do ano. “Muitos esperam novembro ou dezembro, quando já estão sobrecarregados com o fechamento fiscal. Isso gera perda de produtividade, falhas em importações e riscos de inconsistência de dados. A migração deve ser tratada como um projeto de gestão, e não como uma urgência tecnológica”, alerta o especialista.
O especialista, que é idealizador do Método DITA (Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar), aplicado em mais de 400 escritórios contábeis no país, ainda ressalta que o processo deve seguir um roteiro estruturado, dividido em quatro etapas:
- Diagnóstico e mapeamento dos processos atuais e identificação de gargalos;
- Parametrização do novo sistema e integração de bases;
- Treinamento operacional das equipes e definição de responsáveis;
- Acompanhamento de performance por indicadores, validando a eficiência das rotinas.
Sinais de que é hora de trocar de sistema contábil
Além disso, existem alguns sinais que indicam que é o momento de trocar de sistema contábil. Veja a seguir:
1. Perda de tempo com tarefas repetitivas
Se processos simples, como conciliações ou emissão de relatórios, exigem retrabalho constante, é sinal de que o sistema atual não acompanha a rotina.
2. Falta de integração entre áreas
Quando fiscal, contábil e folha não se comunicam bem, aumenta o risco de erro e inconsistência nos dados enviados ao Fisco.
3. Dificuldade de suporte
Atrasos na resolução de falhas ou na atualização do sistema diante de mudanças legais comprometem a operação.
4. Incompatibilidade com novas exigências fiscais
Com a reforma tributária e o avanço da inteligência fiscal, é essencial contar com plataformas preparadas para o modelo de IVA Dual e cruzamentos automatizados de dados.
Esses cuidados reduzem falhas e facilitam o controle de indicadores contábeis e fiscais.
Migrar sistema não é apenas trocar software. É redesenhar processos, garantir segurança de dados e preparar o escritório para o próximo ciclo de obrigações. O escritório que faz isso agora começa o próximo ano com previsibilidade e escala.
— Hygor Lima, especialista em gestão de processos contábeis
Sobre Hygor Lima
Hygor Lima é especialista em gestão de processos para o setor contábil e fundador da Potencialize Resultados, consultoria referência nacional na padronização de rotinas e aumento da produtividade em escritórios de contabilidade. Com mais de 13 anos de experiência na área, já apoiou centenas de empresas na estruturação de fluxos operacionais, redução de retrabalho e capacitação de equipes.
É o idealizador do Método DITA, sigla que significa Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar, modelo utilizado por mais de 400 escritórios no país como base para organização interna e gestão com foco em autonomia e escala. A metodologia prevê estruturação de processos, definição de indicadores e acompanhamento sistemático dos resultados.
Além da atuação técnica, Hygor também é sócio do Energy Club, grupo que reúne nomes como Joel Jota, Jhonny Martins e Caio Carneiro. Tem presença constante como palestrante em eventos de negócios, onde aborda transformação organizacional, delegação estruturada e profissionalização de escritórios contábeis.
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