Mesmo com a crescente demanda e a automatização tributária, muitos escritórios contábeis ainda sofrem com atrasos. Uma das causas, frequentemente ignorada, é a falta de uma metodologia estruturada para gerir projetos internos. Essa falha leva a retrabalho, perda de eficiência e risco para a reputação.
Impacto do Retrabalho na Produtividade
Um estudo recente da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos contábeis, revela que o retrabalho compromete até 25% da produtividade dos escritórios. Isso significa que um quarto da capacidade de entrega é consumida por tarefas refeitas. Além disso, o levantamento indica que 73% dessas tarefas poderiam ser evitadas com medidas simples, como checklists e revisão em dupla.
Segundo Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados, a falta de definição clara de processos leva a improvisos que impactam a qualidade das entregas. Em sua visão, o problema é mais de gestão do que técnico.
Quando não há definição clara de processos, o trabalho é feito com base na memória e na urgência. Esse improviso cobra um preço alto na forma de retrabalho, atrasos e queda na qualidade da entrega. Retrabalho recorrente não é problema de pessoas, mas de sistema operacional mal desenhado.
— Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados
Produtividade no Cenário Macroeconômico
A situação dos escritórios contábeis reflete um desafio maior no Brasil: a baixa produtividade do trabalho. Um relatório do FGV IBRE indica que, apesar de um crescimento em 2023, o índice de produtividade ainda exige um esforço estrutural. Dados do portal Trading Economics mostram que o índice agregado de produtividade no Brasil caiu para 95,70 pontos em junho de 2025. Desse modo, o ambiente macro exige que cada segmento maximize seus recursos operacionais.
O “Gap Invisível” nos Escritórios Contábeis
Muitos contadores reconhecem gargalos no fluxo de trabalho, mas poucos quantificam o impacto dessas falhas. Na prática, isso resulta em:
- Sobrecarga de tarefas em profissionais que acumulam funções, sem delegação formal.
- Falta de padronização de etapas, o que impede a previsibilidade.
- Comunicação informal, sem registro ou acompanhamento.
- Ausência de indicadores para medir execução, gargalos e desempenho.
Esses fatores formam o chamado “gap invisível”, ou seja, desperdícios internos não mapeados que impactam as margens, especialmente nos meses de maior demanda fiscal.
A Solução: O Método DITA
Para solucionar essas deficiências, Hygor Lima estruturou o Método DITA (Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar). A metodologia envolve:
- Diagnóstico profundo dos gargalos internos.
- Implantação de fluxos operacionais e rotinas padronizadas.
- Treinamento das equipes para adoção dos novos processos.
- Monitoramento contínuo por indicadores e melhoria incremental.
Escritórios que adotaram o Método DITA relataram redução de até 38% no retrabalho em meses de alta demanda, segundo dados da consultoria. Assim, com a intervenção adequada, é possível mitigar atrasos e aumentar a capacidade de atendimento sem aumentar a equipe.
Por que Agir Agora?
O período entre setembro e outubro é crucial, pois muitos escritórios têm folga operacional para ajustes. Durante esse período:
- É possível mapear gargalos e implantar correções antes dos meses de maior pressão.
- As equipes podem se adaptar a novas rotinas antes dos picos de carga.
- O escritório ganha previsibilidade para alinhar metas e recursos para o próximo ano.
Conforme Hygor Lima, o escritório que gerencia suas entregas como projetos, com escopos definidos e cronogramas, consegue reduzir atrasos e aumentar a capacidade de atendimento.
O escritório que trata suas entregas como projetos, com escopos definidos, responsáveis e cronogramas, consegue reduzir até 40% dos atrasos e dobrar a capacidade de atendimento sem aumentar equipe.
— Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados
Desafios na Implantação
A implantação do método enfrenta obstáculos como:
- Resistência cultural à mudança, especialmente em escritórios tradicionais.
- Falta de dedicação para construir documentação e rotinas.
- Ausência de liderança comprometida com a mensuração.
- Pressão de entregas urgentes que consomem o tempo de gestão.
Para superar esses desafios, Hygor Lima reforça a importância de priorizar os processos. Ele conclui que o contador que assume o papel de gestor de projetos opera com previsibilidade, transformando o escritório e beneficiando o cliente final.
O contador que assume o papel de gestor de projetos sai de apagar incêndios e passa a operar com previsibilidade. Isso muda o jogo não só para o escritório, mas para o cliente final.
— Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados
