No cenário corporativo brasileiro, a dependência de documentos físicos ainda persiste, mesmo com a crescente digitalização. Para muitas organizações, essa realidade representa um passivo considerável, com riscos jurídicos, desperdício financeiro e vulnerabilidade operacional. Marcelo Ribeiro, diretor Comercial da Access Brasil, discute como superar os desafios da migração documental.
O panorama da digitalização no Brasil
Embora o Brasil tenha avançado na digitalização, com o governo federal convertendo quase 90% dos seus serviços e empresas migrando para a nuvem, transformar acervos físicos em informação digital segura continua sendo um grande desafio. Segundo pesquisas, mais de 50% das empresas brasileiras ainda dependem de documentos em papel.
O setor público, por outro lado, tem avançado mais rapidamente. A digitalização de 89% dos serviços federais gerou uma economia anual de cerca de R$ 4,5 bilhões.
Riscos e custos dos arquivos físicos
Manter documentos apenas em papel acarreta diversos riscos operacionais e de segurança. A acessibilidade limitada faz com que funcionários desperdicem até 25% do tempo procurando informações em arquivos físicos, e cerca de 7% dos documentos se perdem definitivamente. Além disso, papéis se deterioram com o tempo e estão sujeitos a desastres.
Do ponto de vista da segurança da informação e compliance, os arquivos físicos apresentam vulnerabilidades graves. Documentos podem ser acessados, copiados ou removidos sem registro, dificultando o controle. Um estudo no Reino Unido revelou que cerca de 40% dos incidentes de vazamento de dados envolvem documentos físicos perdidos ou enviados ao destinatário errado.
Apesar disso, apenas 27% das empresas possuem políticas formais para segurança e descarte de documentos confidenciais em papel. No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o cuidado com dados pessoais em arquivos físicos torna-se ainda mais crítico.
Custos ocultos e operacionais
Estudos indicam que entre 50% e 70% do espaço de escritórios é ocupado por arquivos e caixas de documentos, gerando custos imobiliários e logísticos. Além disso, um profissional de escritório consome cerca de 10 mil folhas de papel por ano, impactando a receita anual das empresas em até 3%, segundo a Gartner.
Arquivos físicos também apresentam vulnerabilidades quanto à segurança e conformidade. Sem controle de integridade e rastreabilidade, é mais fácil adulterar ou substituir um arquivo físico, comprometendo sua autenticidade.
A adoção de processos nato-digitais surge como uma estratégia eficaz para elevar a eficiência operacional e mitigar riscos. — Marcelo Ribeiro, diretor Comercial da Access Brasil
Digitalização certificada: integridade e autenticidade
O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a digitalização com validade jurídica, desde que observados critérios técnicos rigorosos. Isso envolve digitalização de qualidade e assinatura com certificado digital ICP-Brasil, que assegura integridade e autenticidade. Para órgãos públicos, o uso do certificado ICP-Brasil é obrigatório.
No setor privado, essa é a melhor prática para evitar questionamentos sobre validade. A digitalização certificada permite descartar o papel, mantendo o mesmo valor probatório.
Barreiras na migração documental
Apesar dos benefícios, a migração documental enfrenta barreiras como o investimento tecnológico, a falta de pessoal qualificado e dúvidas sobre o retorno do investimento. A barreira cultural também pesa, com hábitos arraigados de décadas de processos em papel.
Do ponto de vista jurídico, ainda há incertezas sobre o descarte do papel original e a aceitação plena de documentos digitais em determinados setores. Além disso, digitalizar grandes volumes demanda planejamento, controle de qualidade e indexação consistente.
Boas práticas para uma digitalização segura e eficaz
Superar esses gargalos requer uma abordagem estruturada e multidisciplinar. O planejamento é essencial, mapeando tipos de documentos, volumes, criticidade e requisitos legais de guarda. A governança de dados, com políticas de indexação e metadados consistentes, também é crucial. A segurança deve permear todo o processo, com assinaturas digitais certificadas, controle de acesso e logs de auditoria.
Migrar do papel para o digital, de forma certificada e auditável, é o caminho para um futuro de informação acessível, segura e juridicamente confiável. Trata-se de um investimento que redefine como a informação é armazenada e como ela sustenta a tomada de decisão e a credibilidade institucional.
