Com a aproximação do fim do ano, contadores de todo o país enfrentam o desafio de revisar processos internos e ajustar planejamentos tributários. O objetivo é evitar erros e atrasos nos fechamentos fiscais. De acordo com levantamento da consultoria Potencialize Resultados, o retrabalho consome até 25% da produtividade dos escritórios contábeis. Esse número é reflexo de falhas operacionais e da ausência de fluxos bem definidos nas rotinas.
Por que revisar processos é crucial?
Para Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da Potencialize Resultados, o último trimestre é o período mais crítico para o setor. Isso acontece por conta da concentração de prazos e obrigações fiscais. “Muitos escritórios deixam para revisar processos em novembro, quando já estão sobrecarregados. O ideal é iniciar essa preparação no segundo semestre, estruturando fluxos e indicadores que permitam corrigir gargalos antes que se tornem problemas”, afirma.
Um estudo conduzido pela consultoria aponta que 62% dos escritórios realizam o planejamento tributário apenas no quarto trimestre. Essa prática reduz significativamente o tempo disponível para ajustes operacionais e jurídicos. Segundo Lima, essa prática aumenta o risco de autuações e de perda de oportunidades de economia fiscal. “A contabilidade não pode ser reativa. Quando o escritório trabalha em modo emergencial, perde eficiência e entrega menor previsibilidade ao cliente”, observa.
A importância da revisão contínua
A Receita Federal tem ampliado o uso de cruzamentos eletrônicos entre declarações e documentos fiscais. Entre eles, o eSocial, o PGDAS-D e as notas fiscais eletrônicas. Além disso, a Receita tem intensificado operações de conformidade que resultaram em milhares de notificações a empresas do Simples Nacional. Nesse cenário, o especialista defende a criação de rotinas permanentes de revisão. “A cada novo ciclo fiscal, surgem exigências mais complexas. Só quem tem processos estruturados consegue garantir coerência nas informações e evitar multas”, complementa.
Medidas recomendadas para a revisão de processos
Entre as medidas recomendadas estão a implantação de checklists operacionais, a definição clara de responsabilidades e o uso de indicadores de desempenho para monitorar tarefas críticas. Lima também sugere auditorias internas trimestrais, revisão do enquadramento tributário dos clientes e capacitação das equipes para atuar com autonomia. “Gestores precisam abandonar a cultura do improviso. A previsibilidade é o que diferencia o escritório preparado daquele que apenas apaga incêndios”, reforça.
Reforma tributária exige processos estruturados
A urgência por estruturação de processos é reforçada pela reforma tributária, promulgada em dezembro de 2023 pela Emenda Constitucional nº 132/2023. A reforma cria o modelo de IVA Dual, formado pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). O cronograma oficial prevê um ano-teste em 2026 e transição gradual até 2033. “Os escritórios que fizerem a lição de casa agora estarão prontos para operar sob o novo modelo sem sobressaltos. Essa mudança exigirá processos maduros, equipes treinadas e controle rigoroso sobre as obrigações acessórias”, alerta o especialista.
Revisar processos não é uma tarefa de fim de ano, mas uma prática contínua de gestão. O contador do futuro não é o que entende tudo de impostos, e sim o que domina a operação e sabe transformar dados em decisões. A revisão de processos é o primeiro passo para isso.
— Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da Potencialize Resultados
