Em plena era digital, o papel ainda domina a rotina de muitas organizações brasileiras. Entre pastas físicas e arquivos inativos, existe um passivo que representa risco jurídico e desperdício financeiro. Apesar dos avanços na digitalização, transformar o acervo físico em informação digital segura continua sendo um grande desafio.
A dependência do papel e seus riscos
Pesquisas de mercado mostram que mais de 50% das empresas brasileiras ainda dependem de documentos em papel. No entanto, o setor público tem avançado na digitalização, gerando economia anual de R$ 4,5 bilhões.
Manter documentos apenas em papel traz riscos operacionais e de segurança. A acessibilidade é limitada e funcionários podem gastar até 25% do tempo procurando informações em arquivos físicos. Além disso, cerca de 7% dos documentos se perdem, papéis se deterioram e estão sujeitos a desastres.
A acessibilidade é limitada: funcionários podem desperdiçar até 25% do tempo de trabalho procurando informações em arquivos físicos – e aproximadamente 7% dos documentos em papel acabam se extraviando definitivamente.
Vulnerabilidades na segurança da informação
Arquivos físicos apresentam vulnerabilidades graves em relação à segurança da informação e compliance. Documentos podem ser acessados sem registro, copiados ou removidos indevidamente. Um estudo revelou que 40% dos incidentes de vazamento de dados envolvem documentos físicos perdidos.
Apesar disso, apenas 27% das empresas têm políticas formais para segurança e descarte de documentos confidenciais em papel. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o cuidado com dados pessoais em arquivos físicos se torna ainda mais crucial.
Custos e a importância da digitalização
Estudos apontam que 50% a 70% do espaço de escritórios é ocupado por arquivos, gerando custos imobiliários e logísticos. Um profissional de escritório pode consumir 10 mil folhas de papel por ano, impactando a receita anual das empresas.
Nesse contexto, a adoção de processos digitais surge como estratégia para elevar a eficiência operacional e mitigar riscos. Ao integrar a conversão de acervos legados com fluxos digitais seguros, as organizações ganham agilidade e controle.
Investir na transformação digital dos documentos é essencial para empresas que buscam competitividade e conformidade.
Como garantir a integridade na digitalização
Garantir que o documento digital tenha o mesmo valor do original é fundamental. O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a digitalização com validade jurídica, exigindo critérios técnicos rigorosos, como digitalização de qualidade e assinatura com certificado digital ICP-Brasil.
Para órgãos públicos, o uso do certificado ICP-Brasil é obrigatório. No setor privado, é a melhor prática para evitar questionamentos sobre validade. A digitalização certificada permite descartar o papel, mantendo o valor probatório.
Desafios e boas práticas na migração
A migração documental enfrenta barreiras como investimento tecnológico e resistência cultural. Digitalizar exige scanners de alta performance e softwares especializados. Além disso, décadas de processos em papel criaram hábitos difíceis de mudar.
Superar esses desafios requer uma abordagem estruturada. O primeiro passo é o planejamento, mapeando tipos de documentos e requisitos legais de guarda. A governança de dados, com políticas de indexação e metadados consistentes, também é essencial.
Migrar do papel para o digital, de forma certificada e auditável, é o caminho para um futuro de informação acessível e juridicamente confiável.
Migrar do papel para o digital, de forma certificada e auditável, é o caminho para um futuro de informação acessível, segura e juridicamente confiável.
*Marcelo Ribeiro é diretor Comercial da Access Brasil
