A R3 Viagens, destacada entre as 10 maiores agências de viagens corporativas do Brasil pelo ranking Panrotas 2024, lançou o quarto episódio do R3 Cast, o primeiro podcast brasileiro especializado em inteligência para viagens corporativas. O tema central desta edição aborda um ponto crítico para a saúde financeira das empresas: a criação de uma política de viagens corporativas eficaz.
O impacto da falta de políticas de viagens
Com base em 12 anos de experiência atendendo a mais de 500 empresas e na análise de mais de 20 milhões de reservas processadas em 2024, a R3 Viagens identificou que a ausência de uma política formal de viagens é uma das principais causas de desperdício financeiro nas corporações. Isso acarreta custos desnecessários com compras de última hora, dificuldades no rastreamento de despesas e perda de poder de negociação com fornecedores.
Viagens corporativas representam uma das maiores despesas controláveis de uma empresa. A ausência de uma política estruturada não é apenas ineficiência operacional, é literalmente dinheiro sendo desperdiçado mês após mês.
— Roberto Ruiz Júnior, CEO da R3 Viagens
Ruiz Júnior ainda complementa que o início de 2025 é o momento estratégico para as empresas implementarem uma governança efetiva, transformando viagens em vantagem competitiva, e não em um centro de custo descontrolado.
Custos da ausência de governança
O episódio detalha os principais problemas identificados pela R3 Viagens em empresas que não possuem uma política estruturada. A falta de rastreabilidade impede a mensuração do ROI e da efetividade das viagens. Além disso, compras de última hora, decorrentes da falta de planejamento, elevam os custos exponencialmente. Outro ponto crítico são os reembolsos sem validação, que resultam em despesas não dedutíveis fiscalmente devido à documentação inadequada.
Riscos e perdas
A inexistência de duty of care ignora a responsabilidade legal da empresa sobre a segurança de seus viajantes. A perda de poder de negociação ocorre porque, sem a consolidação de gastos, as empresas acabam pagando tarifas de varejo em vez de tarifas corporativas. Por fim, processos manuais consomem tempo valioso em aprovações e na prestação de contas, sem a devida automação.
Como estruturar uma política de viagens eficiente
O episódio do R3 Cast resume mais de uma década de expertise da R3 Viagens em consultoria para inúmeras empresas. O conteúdo abrange desde os 20 componentes essenciais de uma política eficaz até a governança e as alçadas de aprovação que eliminam burocracias desnecessárias. Além disso, são abordados KPIs financeiros e operacionais para monitoramento contínuo, compliance fiscal e trabalhista (LGPD, dedutibilidade, duty of care), tecnologia e automação para reduzir fricção e aumentar a aderência, um checklist de implementação em sete fases (do planejamento ao go-live) e a importância da sustentabilidade e do ESG em viagens corporativas.
O melhor momento para agir
A R3 Viagens aponta que janeiro e fevereiro são os meses mais estratégicos para a implementação de políticas de viagens, pois o orçamento anual está sendo definido, o volume de viagens ainda é moderado e as equipes estão em modo de planejamento.
Empresas que estruturam políticas no primeiro trimestre colhem resultados o ano inteiro. Aquelas que deixam para depois ficam apagando incêndios e perdendo oportunidades de economia.
— Roberto Ruiz Júnior, CEO da R3 Viagens
Para saber mais, acesse o episódio completo no Spotify.
